দরখাস্ত শব্দটা আমরা প্রায় সকলেই একদম ছোটবেলা থেকেই শুনে ও ব্যবহার করে আসছ। প্রাতিষ্ঠানিকভাবে কোন কিছুর জন্য আবেদন করার সময় লেখা পত্রকেই দরখাস্ত বা আবেদনপত্র বলে। পরীক্ষার খাতায় লেখার জন্য হোক বা স্কুলে ছুটি নেয়া, দরখাস্ত বা আবেদনপত্র লেখার বিষয়টি আমাদের প্রায় সবারই জীবনের অংশ। কিন্তু বাস্তব জীবনে অনেক সময়ই এই দরখাস্ত লেখার প্রয়োজনের সময় আমরা কোনটি সঠিক, কোনটি ভুল তা নিয়ে দিশাহারা হয়ে পরি। তাই আজকে সহজে দরখাস্ত লেখার পদ্ধতি বা আবেদনপত্র লেখার পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করছি।
সূচিপত্র
দরখাস্তের প্রয়োজনীয়তা
চাকরি জীবনে বা শিক্ষার্থী জীবনে দরখাস্ত বা আবেদনপত্র লেখার অনেক প্রয়োজন হতে পারে। কখনো কোন ছুটির জন্য হোক বা অগ্রিম ছুটির জন্য হোক, কোন সার্টিফিকেট বা অন্য কোন সাহায্য প্রার্থনার জন্য হোক সবসময়ই আবেদন করার জন্য মুখে কারণ বলার পাশাপাশি একটি দরখাস্ত বা আবেদনপত্র জমা দিতে হয়। এই দরখাস্ত বা আবেদনপত্র অধিকাংশ ক্ষেত্রেই আবেদন করার বিষয়টি পাওয়ার জন্য গুরুত্বপূর্ণ ভুমিকা রাখে। দরখাস্ত বা আবেদনপত্র লেখার পদ্ধতি ভুল হলে বা আবেদনপত্রে কোন ভুল থাকলে আবেদনটি খারিজ হয়ে যাবারও সম্ভাবনা থাকে। দরখাস্ত বা আবেদনপত্র বেশীরভাগ ক্ষেত্রেই আবেদনের প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হয়। এবং কখনো কখনো সেটি অনেক স্থানে প্রদর্শন করারও প্রয়োজন হতে পারে। এছাড়াও আবেদনপত্র বা দরখাস্ত কোথাও কোথাও একাধিক ব্যক্তির থেকে অনুমতি পেতেও ব্যবহৃত হতে পারে যেখানে নিজে দরখাস্ত নিয়ে যাওয়া সম্ভব নয়। যেসব ক্ষেত্রে শুধুমাত্র আবেদনপত্রের ভাষাই উক্ত ব্যক্তির কাছে পৌঁছাবে। তাই এসকল কারণে দরখাস্ত ও আবেদনপত্র সঠিকভাবে লেখা অনেক প্রয়োজনীয়।
দরখাস্তের ধরণ
দরখাস্ত বা আবেদনপত্র প্রয়োজন ও স্থানভেদে অনেক ধরনেরই হতে পারে। এর মাঝে বহুল প্রচলিত কয়েকটি হচ্ছে-
- স্কুলের প্রধান শিক্ষক/ অধ্যক্ষ-এর নিকট ছাত্রের কোন কিছু প্রার্থনা করে
- চাকরী ক্ষেত্রে উপরস্থ কর্মকর্তার নিকট কোন কিছু প্রার্থনা করে
- সরকারি কোন দপ্তরে লেখা দরখাস্ত
- কোন পত্রিকায় লেখা ছাপানোর উদ্দেশ্যে
- কোন প্রতিবেদনের সাথে যুক্ত করে
- চাকরি আবেদনের সময়
এছাড়াও আরো অনেক ধরনের দরখাস্ত হতে পারে। প্রতিটি ধরনের দরখাস্ত ভিন্ন ভিন্ন ক্ষেত্রে ও ভিন্ন ভিন্ন প্রয়োজনে ব্যবহার করা হয়ে থাকে।
দরখাস্ত লেখার নিয়ম
বিভিন্ন প্রয়োজনে বিভিন্ন ধরনের দরখাস্ত লিখতে হলেও সকল দরখাস্ত লেখার মূল নিয়ম সবসময় একই থাকে। সকল ধরনের দরখাস্ততেই একটি নির্দিষ্ট কাঠামো অনুসরণ করতে হয়। এখানে দরখাস্ত লেখার নিয়ম দেয়া হলো
- তারিখ: দরখাস্তের একদম শুরুতেই দরখাস্তের তারিখ দিতে হয়। এছাড়াও কেউ চাইলে দরখাস্তের একদম শেষে তারিখটি উল্লেখ করতে পারে। এক্ষেত্রে দুটি পদ্ধতিই গ্রহণযোগ্য।
- প্রাপক: দরখাস্তের উপরেই কাকে উদ্দেশ্য করে দরখাস্তটি লেখা হচ্ছে তার নাম, পদবি ও ঠিকানা উল্লেখ করতে হবে। এর উপরে বরাবর লেখা গ্রহণযোগ্য, কিন্তু এটি বাধ্যতামূলক কিছু নয়।
- বিষয়: প্রাপক লেখার পরে দরখাস্তের বিষয় লিখতে হবে। দরখাস্তের বিষয় দরখাস্তের মূল অংশে কি লেখা থাকবে তার ইঙ্গিত দেয়। ফলে যিনি দরখাস্ত পড়বেন তিনি কিছুটা ধারণা পাবেন দরখাস্ত সম্পর্কে। তাই দরখাস্ত বা আবেদনপত্রের ‘বিষয়’ অংশটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
- সম্ভাষণ: বিষয় লেখার পর সম্ভাষণসূচক জনাব/জনাবা লিখতে হবে।
- বক্তব্য: এটিই দরখাস্তের মূল অংশ। এখানে দরখাস্তের বিষয়বস্তু বর্ণনা করা হয়ে থাকে। এই স্থানে কেন, কিসের জন্য আবেদন করা হচ্ছে তা স্বল্প কথায় কিন্তু সম্পূর্ণভাবে লিখতে হবে। আধুনিক সময়ে বেশীরভাগ দরখাস্তেই সৌন্দর্য ও মূলকথা সহজে বোঝানোর উদ্দেশ্যেই এই অংশটি বেশ কয়েকটি ভাগ করে লেখাকে উৎসাহিত করা হয়। এতে দরখাস্ত বা আবেদনপত্রের সৌন্দর্য বৃদ্ধি পায়।
- নিবেদক: এটি দরখাস্তের শেষ অংশ। এখানে আবেদনকারীর নাম, পদবি ও কার্যকরী ঠিকানা উল্লেখ করা থাকে।
বিভিন্ন ধরনের দরখাস্ত বা আবেদন পত্রের নমুনা
মূল গঠন সঠিকভাবে জানা থাকলে সহজে প্রায় সকল দরখাস্তই লেখা সম্ভব। এখানে আপনাদের সুবিধার্থে বেশ কিছু বহুল ব্যবহৃত দরখাস্তের নমুনা দেয়া হলো:
ছুটির দরখাস্ত
স্কুলের শিক্ষার্থীদের ক্ষেত্রে ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম
বর্তমান সময়ের বেশিরভাগ স্কুল কলেজেই এক বা একাধিক দিনের অনুপস্থিতির পর অনুপস্থিতির কারণ বর্ণনা করে দরখাস্ত বা আবেদনপত্র জমা দিতে হয়। এছাড়াও এই বিষয়ে দরখাস্ত বা আবেদনপত্র স্কুলের অনেক শ্রেণীর পরীক্ষাতেই লেখতে হয়। তাই স্কুলের শিক্ষার্থীদের ছুটির দরখাস্তের জন্য একটি নমুনা দেওয়া হলো।
১৪/৭/২০২১
বরাবর,
প্রধান শিক্ষক
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
মিরপুর, ঢাকা।
বিষয়ঃ অনুপস্থিতির জন্য ছুটির আবেদন
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের ৬ষ্ঠ শ্রেণীর একজন নিয়মিত শিক্ষার্থী। গত ১৩/০৭/২০২১ তারিখ রোজ মঙ্গলবার শারীরিক অসুস্থতাজনিত কারণবসত আমি বিদ্যালয়ে উপস্থিত হতে পারি নি।
অতএব, আমার আকুল আবেদন, উপরোক্ত বিষয়টি বিবেচনা করে আমাকে উক্ত দিনের ছুটি মঞ্জুর করে বাধিত করবেন।
বিনীত,
আপনার একান্ত বাধ্যগত ছাত্র,
মতিউল ইসলাম
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
শ্রেণীঃ ষষ্ঠ
রোল নংঃ ১৭
চাকরিক্ষেত্রে ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম
স্কুল কলেজের মত চাকরিক্ষেত্রেও অনুপস্থিতির জন্য ছুটির দরখাস্তের প্রয়োজন হতে পারে। এটিতে সামান্য কিছু পার্থক্য থাকলেও অধিকাংশ বিষয়ই এক। চাকরিক্ষেত্রে ছুটির দরখাস্ত লেখার একটি নমুনা নিম্নরূপ।
১৬/০৭/২০২১
বরাবর,
ব্যবস্থাপক
আলিফ গার্মেন্টস লিমিটেড
মোহাম্মদপুর, ঢাকা
বিষয়: অনুপস্থিতির জন্য ছুটির আবেদন
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার প্রতিষ্ঠানে দীর্ঘদিন যাবত সুইং অপারেটর হিসেবে চাকরিরত আছি। কিন্তু গত ১৩/০৭/২০২১ তারিখ হতে ১৫/০৭/২০২১ তারিখ পর্যন্ত ৩ দিন আমি কাজে উপস্থিত হতে পারি নি।
অতএব, আকুল আবেদন এই যে, উপরোক্ত বিষয়টি বিবেচনা করে উক্ত ৩ দিনের ছুটি মঞ্জুর করে বাধিত করবেন।
বিনীত
শরিফা আক্তার
সুইং অপারেটর
আলিফ গার্মেন্টস লিমিটেড
মোহাম্মদপুর, ঢাকা
অগ্রীম ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম
কখনো কোন প্রয়োজনে স্কুল-কলেজ বা অফিস থেকে নির্দিষ্ট কিছু দিনের ছুটি নেওয়ার প্রয়োজন হতে পারে। তখন প্রতিষ্ঠান প্রধানের কাছ থেকে একদিন বা দুইদিন আগে দরখাস্ত দিয়ে ছুটি মঞ্জুর করিয়ে নিতে হয়। এধরণের প্রয়োজনের জন্য অগ্রীম ছুটির দরখাস্তের একটি নমুনা এখানে দেয়া হলো।
১৫/০৭/২০২১
বরাবর
প্রধান শিক্ষক
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
মিরপুর, ঢাকা
বিষয়: অগ্রীম ছুটির জন্য আবেদন
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের একজন নিয়মিত ছাত্র। আগামী ১৮/০৭/২০২১ তারিখ আমার বড় বোনের বিবাহ অনুষ্ঠিত হবে। আমি আমার পরিবারের একমাত্র ছেলে হওয়ায় আমাকে বিবাহের কিছু দিন আগে থেকেই বেশকিছু দায়িত্ব পালন করতে হবে। তাই আমি ১৬/০৭/২০২১ তারিখ থেকে ১৮/০৭/২০২১ তারিখ পর্যন্ত ৩ দিন বিদ্যালয়ে উপস্থিত হতে পারবো না।
অতএব, আকুল আবেদন এই যে, উপরোক্ত কারণটি বিবেচনা করে আমাকে উক্ত ৩ দিনের ছুটি মঞ্জুর করে বাধিত করবেন।
বিনীত
আপনার একান্ত বাধ্যগত ছাত্র
মোঃ তাজুল ইসলাম
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
দশম শ্রেণী
রোল- ০৩
ছাড়পত্রের জন্য দরখাস্ত লেখার নিয়ম
স্কুল বা কলেজ পরিবর্তনের মতো ঘটনা সবার জীবনেই ঘটতে পারে। বিভিন্ন প্রয়োজনে কখনো এক শহর থেকে অন্য শহরে চলে যাবার সময় আগের শহরের স্কুলে পড়া সম্ভব হয় না। আবার কখনো ভালো নতুন কোনো প্রতিষ্ঠানে পড়ার জন্যও কেউ স্কুল বা কলেজ ত্যাগ করতে পারে। সেসকল ক্ষেত্রে নতুন প্রতিষ্ঠানে প্রায় সবসময়ই আগের প্রতিষ্ঠানের ছাড়পত্র প্রদর্শন করতে হয়। এখানে তাই ছাড়পত্রের জন্য দরখাস্ত বা আবেদনপত্র লেখার একটি নমুনা দেয়া হলো।
১৫/১২/২০২০
বরাবর
অধ্যক্ষ
‘ক’ উচ্চ মাধ্যমিক বিদ্যালয়
আশুগঞ্জ, ব্রাহ্মণবাড়িয়া
বিষয়: ছাড়পত্রের জন্য আবেদন
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের ৮ম শ্রেনীর একজন নিয়মিত ছাত্র। আমার বাবা একজন সরকারি চাকরিজীবী। কিন্তু বর্তমানে আমার বাবাকে আশুগঞ্জ থেকে ঢাকাতে বদলি হয়ে যেতে হচ্ছে। তাই আমার পুরো পরিবার ঢাকাতে চলে যাচ্ছে। আশুগঞ্জে আমার অবস্থান করে পড়াশোনা করার মত কোন আত্মীয়ও নেই। ফলে আমার পক্ষে এই বিদ্যালয়ে আর অধ্যায়ন করা সম্ভব নয়।
অতএব, আকুল আবেদন এই যে, আমার উক্ত সমস্যাটি বিবেচনা করে আমাকে ছাড়পত্র প্রদান করে বাধিত করবেন।
আপনার একান্ত বাধ্যগত ছাত্র
আরিফুর রহমান
‘ক’ উচ্চ মাধ্যমিক বিদ্যালয়
৮ম শ্রেণী
রোল-৫
জরিমানা মওকুফের জন্য দরখাস্ত লেখার নিয়ম
বর্তমানে প্রায় সকল স্কুল-কলেজেই শিক্ষার্থীদের নিয়মিত রাখার জন্য এবং বেতনাদি ঠিক সময়ে প্রদানের জন্য বিভিন্ন ক্ষেত্রে জরিমানা আদায়ের নিয়ম রয়েছে। কোন দিন স্কুলে উপস্থিত না হলে প্রায় সকল স্কুল কলেজেই একটা নির্দিষ্ট অঙ্কের জরিমানা গুনতে হয়। নির্দিষ্ট দিনের পরে বেতন পরিশোধের ক্ষেত্রেও বিষয়টি একই। কিন্তু অনেক সময়ই অনেকে বিভিন্ন সমস্যার জন্য সঠিক সময়ে বেতনাদি পরিশোধ করতে পারে না। এবং তাদের পক্ষে জরিমানা প্রদান করাটাও অনেকটাই কষ্টসাধ্য। সেসকল ক্ষেত্রে সাধারণত প্রতিষ্ঠান প্রধানকে সমস্যা বর্ণনা করে জরিমানা মওকুফ করা যায়। এখানে এধরণের পরিস্থিতিতে জরিমানা মওকুফের জন্য দরখাস্ত বা আবেদনপত্রের নমুনা দেয়া হলো।
০৮/০৫/২০২১
বরাবর
অধ্যক্ষ
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
মিরপুর, ঢাকা
বিষয়: জরিমানা মওকুফের জন্য আবেদন।
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের ৭ম শ্রেনীর একজন ছাত্র। আমার বাবা, আমাদের পরিবারের একমাত্র উপার্জনকারী গত মার্চ মাস থেকে অসুস্থ। ফলে আর্থিক অনটনের কারণে আমার পক্ষে এপ্রিল মাসের বেতন ও অন্যান্য ফি যথাসময়ে পরিশোধ করা সম্ভব হয় নি।
অতএব, আকুল আবেদন এই যে, উপরোক্ত সমস্যাটি বিবেচনা করে আমাকে জরিমানা ছাড়া বেতন ও অন্যান্য ফি পরিশোধের অনুমতি প্রদান করে বাধিত করবেন।
আপনার একান্ত বাধ্যগত ছাত্র
আরিফুর রহমান
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
৭ম শ্রেণী
রোল-১২
বিনা বেতনে অধ্যায়নের জন্য দরখাস্ত লেখার নিয়ম
কখনো আর্থিক সংকটের কারণে অনেকের পক্ষেই লেখাপড়ার খরচ চালানো সম্ভব হয় না। ফলে তাদের অনেকেই শিক্ষাব্যবস্থা থেকে ঝরে যায়। কিন্তু এধরণের পরিস্থিতিতে প্রায় সকল শিক্ষা প্রতিষ্ঠানেই প্রতিষ্ঠান প্রধানকে অনুরোধ করে বিনা বেতনে অধ্যায়ন করার ব্যবস্থা থাকে। এক্ষেত্রে সাধারণত কারণ ব্যাখ্যা করে প্রতিষ্ঠান প্রধানের নিকট একটি দরখাস্ত জমা দিতে হয়। এধরণের দরখাস্তের নমুনা নিম্নরূপ।
০৫/০১/২০২১
বরাবর
প্রধান শিক্ষক
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
আশুগঞ্জ, ব্রাহ্মণবাড়িয়া
বিষয়: বিনা বেতনে অধ্যায়নের জন্য আবেদন
জনাব,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের একজন নিয়মিত ছাত্র। আমার বাবা একজন সাধারণ কৃষক। তার সামান্য উপার্জনের উপর আমাদের সম্পুর্ণ পরিবার নির্ভরশীল। একই সাথে আমার আরো ছোট দুই বোন থাকায় আমার ও তাদের লেখাপড়ার খরচ এবং পরিবারের অন্যান্য খরচ একই সাথে চালানো তার পক্ষে সম্ভব নয়।
অতএব, আকুল আবেদন এই যে, আমার উক্ত সমস্যাটি বিবেচনা করে আমাকে এই বিদ্যালয়ে বিনা বেতনে পড়াশোনা করার সুযোগ দিয়ে বাধিত করবেন।
আপনার একান্ত বাধ্যগত
মো: ইমামুল করিম
‘ক’ উচ্চ বিদ্যালয়
৯ম শ্রেণী
রোল-১
কোন সরকারি সার্টিফিকেট পাওয়ার জন্য দরখাস্ত
শেষকথা
জীবনের প্রতিনিয়তই আমাদের দরখাস্ত ব্যবহার করতে হয়। সেকারণে নির্ভুলভাবে দরখাস্ত লেখার পদ্ধতি জানাটা অনেকটাই জরুরি। তাই নির্ভুলভাবে দরখাস্ত লেখতে এই লেখাটি আপনাদের সাহায্য করবে বলেই আশাবাদী।
অনবরত জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
দরখাস্ত কি সবসময় একটি পৃষ্ঠার মধ্যে লেখতে হয়?
উত্তরঃ দরখাস্ত সাধারণত স্বল্প কথায় এক পৃষ্ঠার মধ্যে লেখাটাই সর্বোত্তম। দুই পৃষ্ঠায় দরখাস্ত লেখা কিছুটা দৃষ্টিকটূ দেখায়।
দরখাস্তের মূল অংশে কি একাধিক প্যারা তৈরি করা যাবে?
উত্তরঃ কিছু কিছু দরখাস্তে একাধিক প্যারা তৈরি করাটা অনেক বেশি জরুরি থাকে। এছাড়াও প্রায় সকল দরখাস্তেই একাধিক প্যারা দেওয়া যায়।
দরখাস্তের তারিখ কি দরখাস্ত লেখার তারিখ দিতে হবে, নাকি জমা দেওয়ার?
উত্তরঃ দরখাস্তের তারিখ সবক্ষেত্রেই দরখাস্ত জমা দেওয়ার তারিখ দিতে হয়।
দরখাস্ত লেখার সময় কি পৃষ্ঠাতে মার্জিন দেওয়া যাবে?
উত্তরঃ দরখাস্তের কাগজে আলাদা করে দাগ দিয়ে মার্জিনের দাগ না দেওয়াটাই ভালো। বরং উপরে ও বামপাশে কিছুটা জায়গা খালি রেখে লিখলে দরখাস্তের সৌন্দর্য বৃদ্ধি পায়।